Wie Telefonisch Besprochen Sende Ich Ihnen Im Anhang Die Unterlagen

Kennen Sie das? Sie haben ein langes, produktives Telefonat geführt, alle Details besprochen und eine Vereinbarung getroffen. Am Ende des Gesprächs hieß es: "Wie telefonisch besprochen, sende ich Ihnen im Anhang die Unterlagen." Doch was nun? Was tun, wenn die Unterlagen doch nicht so ganz klar sind, oder Sie sich unsicher fühlen, ob Sie alles richtig verstanden haben?

Viele Menschen empfinden eine gewisse Unsicherheit, wenn sie im Anschluss an ein Telefongespräch Dokumente erhalten. Das kann verschiedene Gründe haben: War das Gespräch wirklich eindeutig? Habe ich alle relevanten Fragen gestellt? Und sind die Unterlagen tatsächlich das, was wir vereinbart haben?

In diesem Artikel wollen wir Ihnen helfen, diese Unsicherheiten zu überwinden und den Prozess der Dokumentenprüfung nach einem Telefonat so effizient und effektiv wie möglich zu gestalten.

Was bedeutet "Wie telefonisch besprochen..." wirklich?

Diese Phrase ist im Geschäftsalltag allgegenwärtig. Sie signalisiert, dass die nachfolgenden Dokumente eine Ergänzung oder Bestätigung des vorangegangenen Gesprächs sind. Sie sollen die besprochenen Punkte konkretisieren und für beide Parteien nachvollziehbar machen.

Allerdings birgt diese Formulierung auch die Gefahr von Missverständnissen. Nicht selten interpretieren Gesprächspartner Inhalte unterschiedlich, oder es schleichen sich Fehler in die Dokumente ein. Deshalb ist es so wichtig, die zugesandten Unterlagen sorgfältig zu prüfen.

Der Dreischritt zur erfolgreichen Dokumentenprüfung

Um sicherzustellen, dass die zugesandten Unterlagen mit dem Inhalt des Telefongesprächs übereinstimmen, empfehlen wir Ihnen, folgende Schritte zu befolgen:

1. Vergleichen Sie die Dokumente mit Ihren Notizen: Haben Sie während des Gesprächs Notizen gemacht? Perfekt! Gehen Sie diese Punkt für Punkt durch und vergleichen Sie sie mit den Inhalten der Dokumente. Fallen Ihnen Diskrepanzen auf? Notieren Sie diese.
2. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Punkte: Was waren die Kernpunkte des Gesprächs? Welche Zusagen wurden gemacht? Konzentrieren Sie sich bei der Prüfung der Dokumente auf diese Aspekte.
3. Scheuen Sie sich nicht, nachzufragen: Wenn Sie Unklarheiten oder Fragen haben, zögern Sie nicht, den Absender zu kontaktieren. Eine kurze E-Mail oder ein kurzer Anruf können viele spätere Probleme vermeiden.

Typische Fallstricke und wie Sie sie vermeiden

Es gibt einige typische Fehlerquellen, die bei der Überprüfung von Dokumenten nach einem Telefongespräch auftreten können. Hier sind einige Beispiele und Tipps, wie Sie diese vermeiden können:

• Fehlende Informationen: Manchmal fehlen in den Dokumenten wichtige Informationen, die im Gespräch erwähnt wurden. Überprüfen Sie die Vollständigkeit der Dokumente sorgfältig.
• Falsche Zahlen oder Daten: Gerade bei Zahlen und Daten ist Vorsicht geboten. Tippfehler können hier gravierende Folgen haben. Kontrollieren Sie alle Zahlen und Daten genau.
• Missverständliche Formulierungen: Juristische Fachbegriffe oder komplizierte Satzkonstruktionen können zu Missverständnissen führen. Bitten Sie im Zweifelsfall um eine verständliche Erklärung.

Die Bedeutung der schriftlichen Bestätigung

Auch wenn Sie am Telefon bereits eine mündliche Vereinbarung getroffen haben, ist es ratsam, diese schriftlich zu bestätigen. Eine kurze E-Mail, in der Sie die wichtigsten Punkte des Gesprächs zusammenfassen und um Bestätigung bitten, kann spätere Unklarheiten vermeiden.

Eine schriftliche Bestätigung dient nicht nur der Absicherung, sondern auch der Klarheit. Sie stellt sicher, dass beide Parteien das Gleiche unter der Vereinbarung verstehen.

Fazit: Sorgfalt zahlt sich aus

Die Formulierung "Wie telefonisch besprochen, sende ich Ihnen im Anhang die Unterlagen" ist ein gängiger Bestandteil der Geschäftskommunikation. Doch sie sollte nicht dazu verleiten, die zugesandten Dokumente unkritisch zu akzeptieren. Sorgfältige Prüfung und offene Kommunikation sind der Schlüssel, um Missverständnisse zu vermeiden und eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Nehmen Sie sich die Zeit, die Unterlagen gründlich zu prüfen. Es ist besser, einmal mehr nachzufragen, als später mit den Konsequenzen eines Fehlers leben zu müssen.

Denken Sie daran: Eine klare Kommunikation und eine sorgfältige Dokumentenprüfung sind die Grundlage für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung.