Wie Lange Muss Ich Lohnabrechnungen Aufbewahren

Die Frage, wie lange Lohnabrechnungen aufbewahrt werden müssen, ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen von Bedeutung. Eine korrekte Aufbewahrung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch wichtig, um bei möglichen Prüfungen oder Unstimmigkeiten Nachweise vorlegen zu können. In diesem Artikel werden die Aufbewahrungsfristen detailliert erläutert und wichtige Aspekte hervorgehoben.

Gesetzliche Grundlagen der Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfristen für Lohnabrechnungen sind im deutschen Steuerrecht und Handelsrecht geregelt. Die wichtigsten Gesetze hierbei sind die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB). Diese Gesetze legen fest, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen.

Grundsätzlich gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für Unterlagen, die steuerlich relevant sind. Dazu gehören auch Lohnabrechnungen, da diese Informationen enthalten, die für die Berechnung der Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlags und der Kirchensteuer relevant sind. Diese 10-jährige Frist ist im § 147 der Abgabenordnung (AO) festgelegt.

Was genau muss aufbewahrt werden?

Nicht nur die reine Lohnabrechnung, sondern auch alle zugehörigen Dokumente, die für das Verständnis und die Nachvollziehbarkeit der Abrechnung notwendig sind, müssen aufbewahrt werden. Dazu gehören:

• Lohnkonten: Diese enthalten alle relevanten Informationen über die Lohnzahlungen an einen Arbeitnehmer über einen bestimmten Zeitraum.
• Beitragsnachweise zur Sozialversicherung: Diese Dokumente belegen die gezahlten Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung.
• Unterlagen zur Lohnsteueranmeldung: Diese Anmeldungen geben Auskunft über die abzuführende Lohnsteuer.
• Reisekostenabrechnungen: Wenn Reisekosten erstattet wurden, sind auch die entsprechenden Abrechnungen aufzubewahren.
• Stundenzettel: Bei Stundenlohnvereinbarungen sind die Stundenzettel, die die geleisteten Arbeitsstunden dokumentieren, aufzubewahren.
• Verträge und Vereinbarungen: Arbeitsverträge, Gehaltsvereinbarungen, Zusatzvereinbarungen und ähnliche Dokumente, die die Grundlage für die Lohnabrechnung bilden.

Beginn und Ende der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht mit dem Datum der Lohnabrechnung, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Abrechnung erstellt wurde. Das bedeutet, dass eine Lohnabrechnung vom Dezember 2023 erst ab dem 1. Januar 2024 unter die 10-jährige Aufbewahrungsfrist fällt und somit bis zum 31. Dezember 2033 aufbewahrt werden muss. Dies ist ein wichtiger Aspekt, der oft übersehen wird.

Form der Aufbewahrung: Papier oder digital?

Grundsätzlich ist es zulässig, Lohnabrechnungen sowohl in Papierform als auch digital aufzubewahren. Wichtig ist, dass die Unterlagen lesbar und unveränderlich sind. Bei der digitalen Aufbewahrung sind die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) zu beachten.

Konkret bedeutet das:

• Die Dokumente müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufbewahrt werden.
• Die Dokumente müssen vor Verlust und Manipulation geschützt sein.
• Das eingesetzte System muss revisionssicher sein, d.h. Änderungen an den Dokumenten müssen nachvollziehbar und dokumentiert werden.

Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen

Die Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen kann schwerwiegende Folgen haben. Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt können fehlende oder unvollständige Unterlagen zu Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen führen. Dies kann zu Nachzahlungen und sogar zu Strafen führen. Im schlimmsten Fall kann es zu einem Steuerstrafverfahren kommen.

Aufbewahrungsfristen für Arbeitnehmer

Auch für Arbeitnehmer ist es ratsam, Lohnabrechnungen aufzubewahren. Zwar sind Arbeitnehmer nicht gesetzlich verpflichtet, die Abrechnungen so lange aufzubewahren wie Arbeitgeber, aber sie dienen als wichtiger Nachweis für:

• Rentenansprüche: Die Lohnabrechnungen können als Nachweis für die Höhe des Verdienstes dienen, der für die Berechnung der Rentenansprüche relevant ist.
• Arbeitslosengeld: Bei der Beantragung von Arbeitslosengeld können die Lohnabrechnungen als Nachweis für das frühere Einkommen dienen.
• Kreditanträge: Banken verlangen oft Lohnabrechnungen als Nachweis für das Einkommen bei der Kreditvergabe.

Es wird empfohlen, Lohnabrechnungen mindestens bis zum Erhalt des Rentenbescheids aufzubewahren.

Zusammenfassung und Empfehlungen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Aufbewahrungsfrist für Lohnabrechnungen und zugehörige Dokumente in Deutschland zehn Jahre beträgt. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Abrechnung erstellt wurde. Die Aufbewahrung kann sowohl in Papierform als auch digital erfolgen, wobei die Dokumente lesbar, unveränderlich und vor Verlust geschützt sein müssen. Die Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen kann zu erheblichen Konsequenzen führen, insbesondere bei Betriebsprüfungen. Arbeitnehmer sollten ihre Lohnabrechnungen ebenfalls aufbewahren, um ihre Ansprüche im Bedarfsfall nachweisen zu können.

Es ist ratsam, ein geordnetes Ablagesystem für Lohnabrechnungen und zugehörige Dokumente zu führen, um im Falle einer Prüfung schnell und einfach auf die benötigten Unterlagen zugreifen zu können.