Wie Besprochen Sende Ich Ihnen Im Anhang Die Unterlagen

Sie kennen das wahrscheinlich: Man hat ein wichtiges Gespräch geführt, Vereinbarungen getroffen, und nun ist es an der Zeit, diese Vereinbarungen auch schriftlich umzusetzen. Ein Satz, der in dieser Situation oft fällt, ist: "Wie besprochen, sende ich Ihnen im Anhang die Unterlagen." Doch was bedeutet das eigentlich genau? Was muss beachtet werden? Und wie kann man sicherstellen, dass die E-Mail professionell und effektiv ist?

Viele Menschen empfinden das Verfassen solcher E-Mails als lästige Pflicht. Sie sind sich unsicher, ob sie alle relevanten Informationen enthalten, ob der Tonfall angemessen ist und ob die Anhänge korrekt sind. Das kann zu Stress und Zeitverlust führen. Stellen Sie sich vor, Sie verschicken wichtige Vertragsdokumente und vergessen ein entscheidendes Detail. Die Folgen könnten gravierend sein!

Dieser Artikel soll Ihnen helfen, diese Herausforderungen zu meistern und E-Mails mit dem Satz "Wie besprochen, sende ich Ihnen im Anhang die Unterlagen" sicher und effizient zu versenden.

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Was bedeutet "Wie besprochen, sende ich Ihnen im Anhang die Unterlagen" konkret?

Dieser Satz ist mehr als nur eine Floskel. Er impliziert mehrere wichtige Punkte:

Es gab ein vorheriges Gespräch: Der Satz deutet darauf hin, dass es bereits eine Kommunikation (telefonisch, persönlich, per Videoanruf) gegeben hat, in der über die Unterlagen gesprochen wurde.
Vereinbarungen wurden getroffen: Im Gespräch wurden bestimmte Punkte besprochen und Vereinbarungen getroffen, die durch die Anhänge nun dokumentiert werden.
Die Anhänge sind relevant: Die beigefügten Dokumente sind nicht zufällig ausgewählt, sondern stehen in direktem Zusammenhang mit dem Gespräch und den getroffenen Vereinbarungen.

Es ist wichtig, sich dieser Implikationen bewusst zu sein, um die E-Mail entsprechend zu formulieren.

Der Kontext ist entscheidend

Der Kontext des Gesprächs ist entscheidend für die Formulierung der E-Mail. War es ein Verkaufsgespräch? Eine Projektbesprechung? Ein Klärungsgespräch? Je nach Kontext muss die E-Mail anders aufgebaut und formuliert werden.

Beispiel:

Verkaufsgespräch: Der Fokus liegt auf den Vorteilen des Produkts oder der Dienstleistung und dem nächsten Schritt im Verkaufsprozess.
Projektbesprechung: Der Fokus liegt auf den Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines.
Klärungsgespräch: Der Fokus liegt auf der Lösung des Problems und der Vermeidung zukünftiger Missverständnisse.

Aufbau einer E-Mail mit "Wie besprochen, sende ich Ihnen im Anhang die Unterlagen"

Eine gut strukturierte E-Mail ist verständlich, professionell und effektiv. Hier ist ein möglicher Aufbau:

Betreffzeile: Die Betreffzeile sollte kurz, prägnant und informativ sein. Sie sollte den Empfänger sofort wissen lassen, worum es in der E-Mail geht.
Anrede: Wählen Sie eine angemessene Anrede. Bei formellen E-Mails ist "Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname]" üblich. Bei informelleren E-Mails kann auch "Hallo [Vorname]" verwendet werden.
Einleitung: Die Einleitung sollte den Bezug zum vorherigen Gespräch herstellen und den Zweck der E-Mail kurz zusammenfassen.
Hauptteil: Im Hauptteil können Sie die wichtigsten Punkte des Gesprächs noch einmal kurz zusammenfassen und gegebenenfalls weitere Details hinzufügen.
Hinweis auf die Anhänge: Machen Sie deutlich, welche Dokumente sich im Anhang befinden und welchen Zweck sie erfüllen.
Schluss: Im Schlussteil können Sie sich für das Gespräch bedanken, Ihre Erreichbarkeit angeben und den nächsten Schritt vorschlagen.
Grußformel: Wählen Sie eine angemessene Grußformel. Bei formellen E-Mails ist "Mit freundlichen Grüßen" üblich. Bei informelleren E-Mails kann auch "Viele Grüße" verwendet werden.
Signatur: Fügen Sie Ihre vollständige Signatur mit Ihren Kontaktdaten hinzu.

Beispiel einer E-Mail

Betreff: Projektbesprechung [Projektname] - Unterlagen und nächste Schritte

Wie Sie im Anhang wie Telefonisch Besprochen Erhalten - So Einfach Geht's!

Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname],

wie besprochen, sende ich Ihnen im Anhang die Unterlagen zu unserer Projektbesprechung vom [Datum] bezüglich des Projekts [Projektname].

Die Anhänge beinhalten:

Das Protokoll der Besprechung mit den getroffenen Vereinbarungen.
Den aktualisierten Projektplan mit den neuen Deadlines.
Die Präsentation, die wir während der Besprechung verwendet haben.

Bitte überprüfen Sie die Dokumente sorgfältig und geben Sie mir Bescheid, falls Sie Fragen oder Anmerkungen haben.

Wir haben vereinbart, dass [nächster Schritt] bis zum [Datum] abgeschlossen sein soll. Bitte informieren Sie mich, sobald diese Aufgabe erledigt ist.

Vielen Dank nochmals für Ihre Zeit und die konstruktive Diskussion.

Mit freundlichen Grüßen,

So erhalten Sie die Rechnung per E-Mail wie telefonisch besprochen

[Ihr Name]

[Ihre Position]

[Ihr Unternehmen]

[Ihre Kontaktdaten]

Wichtige Aspekte beim Versenden von Anhängen

Das Versenden von Anhängen ist ein kritischer Punkt. Hier sind einige wichtige Aspekte, die Sie beachten sollten:

Dateiformat: Wählen Sie ein geeignetes Dateiformat. PDF ist oft die beste Wahl, da es plattformunabhängig ist und das Layout beibehält.
Dateigröße: Achten Sie auf die Dateigröße. Zu große Dateien können den E-Mail-Server überlasten und den Empfänger unnötig belasten. Komprimieren Sie die Dateien gegebenenfalls.
Dateinamen: Verwenden Sie aussagekräftige Dateinamen. Vermeiden Sie Sonderzeichen und Leerzeichen.
Virenprüfung: Überprüfen Sie die Anhänge vor dem Versenden auf Viren und Malware.
Anzahl der Anhänge: Beschränken Sie die Anzahl der Anhänge auf das Wesentliche. Fassen Sie mehrere Dokumente gegebenenfalls in einer ZIP-Datei zusammen.
Korrektheit der Anhänge: Vergewissern Sie sich unbedingt, dass Sie die richtigen Dokumente anhängen! Ein falscher Anhang kann peinlich und im schlimmsten Fall sogar rechtliche Konsequenzen haben.

PDF als Standard

PDF (Portable Document Format) ist das bevorzugte Format für Dokumente, die weitergegeben werden sollen. Es stellt sicher, dass das Dokument auf jedem Gerät und Betriebssystem gleich aussieht. Tools wie Adobe Acrobat oder kostenlose Online-Konverter können verwendet werden, um Dokumente in PDF zu konvertieren.

Erhalten Sie die Rechnung wie telefonisch besprochen – Download im Anhang

Alternativen zu "Wie besprochen, sende ich Ihnen im Anhang die Unterlagen"

Obwohl der Satz "Wie besprochen, sende ich Ihnen im Anhang die Unterlagen" gebräuchlich ist, gibt es auch alternative Formulierungen, die je nach Kontext besser geeignet sein können:

"Anbei finden Sie die Dokumente, die wir besprochen haben."
"Ich habe die vereinbarten Unterlagen dieser E-Mail beigefügt."
"Wie telefonisch vereinbart, erhalten Sie im Anhang die entsprechenden Dokumente."
"Gemäß unserer Vereinbarung sende ich Ihnen die benötigten Unterlagen im Anhang."

Die Wahl der Formulierung hängt vom Grad der Formalität und dem persönlichen Stil ab.

Die Macht der Präzision

Manchmal ist es hilfreich, noch präziser zu sein. Anstatt nur "die Unterlagen" zu schreiben, können Sie die Dokumente explizit benennen:

Beispiel: "Wie besprochen, sende ich Ihnen im Anhang den unterzeichneten Vertrag und die AGB."

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Es gibt einige häufige Fehler, die beim Verfassen von E-Mails mit Anhängen auftreten können. Hier sind einige Beispiele und Tipps, wie Sie diese vermeiden können:

Fehlende Anhänge: Der Klassiker! Vergessen Sie nicht, die Anhänge tatsächlich anzufügen.
Falsche Anhänge: Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtigen Dokumente angefügt haben.
Unklare Betreffzeile: Verwenden Sie eine aussagekräftige Betreffzeile, die den Empfänger sofort informiert.
Unpersönliche Anrede: Vermeiden Sie unpersönliche Anreden wie "Sehr geehrte Damen und Herren", wenn Sie den Namen des Empfängers kennen.
Mangelnde Struktur: Achten Sie auf eine klare und übersichtliche Struktur der E-Mail.
Rechtschreibfehler: Korrekturlesen Sie die E-Mail vor dem Versenden sorgfältig auf Rechtschreibfehler.
Unangemessener Tonfall: Wählen Sie einen angemessenen Tonfall, der dem Kontext und der Beziehung zum Empfänger entspricht.
Ignorieren der Barrierefreiheit: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails und Anhänge auch für Menschen mit Behinderungen zugänglich sind (z.B. durch alternative Texte für Bilder).

Die Bedeutung des Korrekturlesens

Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre E-Mail vor dem Versenden noch einmal gründlich durchzulesen. Ein Rechtschreibfehler oder ein fehlendes Komma kann einen unprofessionellen Eindruck hinterlassen. Nutzen Sie die Rechtschreibprüfung Ihres E-Mail-Programms oder bitten Sie eine andere Person, die E-Mail zu überprüfen.

Der psychologische Aspekt

Vergessen Sie nicht den psychologischen Aspekt. Eine freundliche und wertschätzende E-Mail hinterlässt einen positiven Eindruck und fördert die Zusammenarbeit. Bedanken Sie sich für die Zeit und Aufmerksamkeit des Empfängers und bieten Sie Ihre Unterstützung an.

So senden Sie Bilder an jemanden wie telefonisch besprochen - Einfache

Beispiel: "Ich hoffe, die Unterlagen sind hilfreich für Sie. Sollten Sie weitere Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung."

Empathie zählt

Versuchen Sie, sich in die Lage des Empfängers zu versetzen. Was benötigt er? Welche Informationen sind für ihn besonders wichtig? Passen Sie Ihre E-Mail entsprechend an.

Die rechtliche Seite

In einigen Fällen kann es rechtliche Aspekte zu beachten geben, insbesondere wenn es um Verträge, Vereinbarungen oder sensible Daten geht. Vergewissern Sie sich, dass Sie alle relevanten Datenschutzbestimmungen einhalten und dass die Anhänge den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Fragen Sie im Zweifelsfall einen Juristen um Rat.

Datenschutz ist wichtig

Achten Sie darauf, keine personenbezogenen Daten unverschlüsselt per E-Mail zu versenden. Verwenden Sie gegebenenfalls eine sichere Übertragungsmethode oder verschlüsseln Sie die Anhänge.

Die Zukunft der E-Mail-Kommunikation

Die E-Mail-Kommunikation ist im Wandel. Es gibt immer mehr alternative Kommunikationskanäle wie Chat-Programme, Projektmanagement-Tools und Collaboration-Plattformen. Dennoch bleibt die E-Mail ein wichtiges Werkzeug für die formelle und dokumentierte Kommunikation.

Integration ist der Schlüssel

In Zukunft wird es immer wichtiger sein, die verschiedenen Kommunikationskanäle zu integrieren und die E-Mail in den Gesamtkontext der Unternehmenskommunikation einzubetten.

Haben Sie nach dem Lesen dieser Anleitung ein klareres Verständnis dafür, wie Sie E-Mails mit dem Satz "Wie besprochen, sende ich Ihnen im Anhang die Unterlagen" professionell und effektiv versenden können? Welche konkreten Maßnahmen werden Sie als Nächstes umsetzen, um Ihre E-Mail-Kommunikation zu verbessern?