Eine E-Mail zu schreiben ist eine Sache, aber sie wirkungsvoll zu beenden, ist eine Kunst. Viele Menschen unterschätzen die Bedeutung des letzten Eindrucks, den eine E-Mail hinterlässt. Dieser Artikel richtet sich an alle, die ihre E-Mail-Kommunikation professionalisieren und sicherstellen möchten, dass ihre Nachrichten positiv in Erinnerung bleiben – egal ob Studenten, Berufstätige oder Selbstständige.
Kennen Sie das Gefühl, wenn Sie eine ansonsten gute E-Mail lesen, aber das Ende irgendwie... fehlt? Das Ende, das einfach nicht rund ist? Die Schlussformel einer E-Mail ist weit mehr als nur eine Floskel. Sie ist die letzte Chance, eine positive Beziehung zum Empfänger aufzubauen, eine klare Handlungsaufforderung zu platzieren oder einfach nur Wertschätzung auszudrücken. Beginnen wir damit, wie man es richtig macht!
Die Grundlagen einer guten E-Mail-Schlussformel
Eine gute E-Mail-Schlussformel besteht im Wesentlichen aus drei Elementen:
Die Grußformel: Eine höfliche Verabschiedung, die zum Ton der E-Mail passt.
Der Dank (optional): Eine Gelegenheit, Dankbarkeit auszudrücken, besonders wenn der Empfänger Ihnen einen Gefallen tut.
Der Name: Ihr vollständiger Name oder, je nach Kontext, nur Ihr Vorname.
Betrachten wir diese Elemente genauer:
Die passende Grußformel finden
Die Wahl der Grußformel hängt stark vom Kontext und der Beziehung zum Empfänger ab. Hier sind einige Beispiele:
Formell:
Mit freundlichen Grüßen
Hochachtungsvoll
Mit freundlichem Gruß
Halbformell:
Viele Grüße
Beste Grüße
Schöne Grüße
Informell:
Liebe Grüße
Viele liebe Grüße
Gruß
Wichtig: Vermeiden Sie abgekürzte Formen wie "MfG" in formellen E-Mails. Sie wirken unprofessionell und desinteressiert. Beachten Sie auch, dass "Hochachtungsvoll" in Deutschland eher selten verwendet wird und oft als sehr distanziert wahrgenommen wird.
Der Dank: Mehr als nur eine Höflichkeitsfloskel
Ein Dank kann Wunder wirken, besonders wenn der Empfänger Zeit und Mühe investiert hat. Hier sind einige Beispiele:
Vielen Dank für Ihre Hilfe.
Ich bedanke mich im Voraus für Ihre Unterstützung.
Vielen Dank für Ihre Zeit und Aufmerksamkeit.
Seien Sie spezifisch in Ihrem Dank. Anstatt einfach nur "Danke" zu sagen, erwähnen Sie konkret, wofür Sie dankbar sind. Zum Beispiel: "Vielen Dank für Ihre ausführliche Antwort auf meine Fragen."
Wie man eine E-Mail beendet (mit Beispielen) | Tuta
Der Name: Professionell und erkennbar
Unterschreiben Sie Ihre E-Mail immer mit Ihrem Namen. In formellen Kontexten sollten Sie Ihren vollständigen Namen verwenden. In informellen Kontexten kann Ihr Vorname ausreichend sein. Achten Sie darauf, dass Ihr Name gut lesbar ist. Wenn Sie einen ungewöhnlichen Namen haben, kann es hilfreich sein, ihn phonetisch zu buchstabieren, besonders bei der ersten Kontaktaufnahme.
Dos and Don'ts für den perfekten E-Mail-Abschluss
Hier eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Dos and Don'ts:
Dos:
Passen Sie die Grußformel dem Kontext an.
Bedanken Sie sich, wenn angebracht.
Verwenden Sie Ihren Namen.
Korrigieren Sie Rechtschreibung und Grammatik.
Lesen Sie die E-Mail vor dem Senden noch einmal durch.
Don'ts:
Verwenden Sie abgekürzte Formen in formellen E-Mails.
Seien Sie unpersönlich oder distanziert.
Vergessen Sie den Dank, wenn er angebracht wäre.
Versenden Sie E-Mails mit Rechtschreibfehlern.
Beispiele für gelungene E-Mail-Abschlüsse
Hier sind einige Beispiele für gelungene E-Mail-Abschlüsse, je nach Kontext:
Formell:
Mit freundlichen Grüßen,
Wie man eine E-Mail beendet (mit Beispielen) | Tuta
Max Mustermann
Halbformell:
Viele Grüße,
Max Mustermann
Informell:
Wie man eine E-Mail beendet (mit Beispielen) | Tuta
Liebe Grüße,
Max
Und ein Beispiel mit Dank:
Vielen Dank für Ihre Unterstützung in dieser Angelegenheit.
Mit freundlichen Grüßen,
Wie man eine E-Mail beendet (mit Beispielen) | Tuta
Max Mustermann
Die E-Mail-Signatur: Ihre digitale Visitenkarte
Vergessen Sie nicht Ihre E-Mail-Signatur! Eine gut gestaltete Signatur ist wie eine digitale Visitenkarte. Sie sollte Ihren Namen, Ihre Position, Ihr Unternehmen und Ihre Kontaktdaten enthalten. Sie können auch einen Link zu Ihrer Website oder Ihrem LinkedIn-Profil hinzufügen. Achten Sie darauf, dass die Signatur professionell aussieht und nicht zu überladen ist.
Der letzte Schliff: Die Handlungsaufforderung (Call to Action)
Wenn Ihre E-Mail einen bestimmten Zweck hat, z. B. die Vereinbarung eines Termins oder die Anforderung von Informationen, sollten Sie am Ende eine klare Handlungsaufforderung (Call to Action) einfügen. Zum Beispiel:
Bitte lassen Sie mich wissen, ob Ihnen dieser Termin passt.
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
Bitte senden Sie mir die angeforderten Unterlagen bis zum [Datum].
Eine klare Handlungsaufforderung macht es dem Empfänger leicht, zu reagieren und die gewünschte Aktion auszuführen.
Fazit: Der perfekte E-Mail-Abschluss ist kein Hexenwerk
Der perfekte E-Mail-Abschluss ist kein Hexenwerk, sondern eine Frage der Aufmerksamkeit und des Respekts gegenüber dem Empfänger. Indem Sie die hier beschriebenen Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails positiv in Erinnerung bleiben und Ihre Kommunikation effektiver gestalten. Denken Sie daran: Der letzte Eindruck zählt!
Investieren Sie etwas Zeit in die Gestaltung Ihrer E-Mail-Abschlüsse. Es wird sich auszahlen! Eine professionelle und wertschätzende E-Mail-Kommunikation ist ein wichtiger Baustein für erfolgreiche Beziehungen – sowohl beruflich als auch privat.
