Wie Schreibe Ich Ein Protokoll

Ein Protokoll, oft auch als Sitzungsprotokoll oder Besprechungsprotokoll bezeichnet, ist ein wichtiges Dokument, das den Verlauf einer Besprechung, einer Sitzung oder eines Ereignisses präzise und nachvollziehbar festhält. Es dient als Gedächtnisstütze für die Teilnehmer, ermöglicht es Abwesenden, sich über die Inhalte zu informieren, und dient als Grundlage für zukünftige Entscheidungen und Handlungen. Ein gut geführtes Protokoll ist somit ein unverzichtbares Werkzeug für eine effektive und transparente Kommunikation innerhalb von Organisationen, Vereinen und Teams.

Die Erstellung eines Protokolls erfordert Sorgfalt und Aufmerksamkeit. Es geht darum, die wesentlichen Informationen herauszufiltern und in einer klaren und strukturierten Form wiederzugeben. Dabei gibt es verschiedene Arten von Protokollen, die sich in ihrem Umfang und ihrer Detailtiefe unterscheiden. Die Wahl des richtigen Protokolltyps hängt von den jeweiligen Anforderungen und dem Zweck der Aufzeichnung ab.

Die verschiedenen Arten von Protokollen

Grundsätzlich lassen sich Protokolle in zwei Hauptkategorien einteilen:

• Verlaufsprotokoll (auch Gedächtnisprotokoll): Dieses Protokoll gibt den Gesprächsverlauf chronologisch wieder. Es erfasst die Redebeiträge der Teilnehmer in ihren wesentlichen Aussagen. Es wird detailliert beschrieben, wer was gesagt hat. Dies ist besonders nützlich, um die Argumentation und die Entwicklung von Ideen nachvollziehen zu können.
• Ergebnisprotokoll (auch Beschlussprotokoll): Im Gegensatz zum Verlaufsprotokoll konzentriert sich das Ergebnisprotokoll auf die Ergebnisse und Beschlüsse der Sitzung. Es dokumentiert die gefassten Beschlüsse, die getroffenen Vereinbarungen und die zugewiesenen Aufgaben. Die einzelnen Redebeiträge werden hierbei nur kurz zusammengefasst oder gar nicht erwähnt.

Neben diesen beiden Haupttypen gibt es noch weitere Varianten, wie beispielsweise das Kurzprotokoll, das sich auf die wichtigsten Punkte beschränkt, oder das Wortprotokoll, das den gesamten Gesprächsverlauf wortgetreu wiedergibt. Letzteres ist allerdings sehr zeitaufwendig und wird daher selten eingesetzt.

Die Vorbereitung: Was ist zu tun?

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Bevor Sie mit dem Protokollieren beginnen, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Informieren Sie sich: Kennen Sie die Agenda und die Teilnehmer der Sitzung. Je besser Sie vorbereitet sind, desto leichter wird es Ihnen fallen, die relevanten Informationen zu erfassen.
• Wählen Sie das richtige Werkzeug: Ob Sie mit Stift und Papier, einem Laptop oder einem Tablet arbeiten, ist Geschmackssache. Wichtig ist, dass Sie sich mit dem gewählten Werkzeug wohlfühlen und es effizient nutzen können.
• Erstellen Sie eine Vorlage: Eine Vorlage mit den wichtigsten Punkten (Datum, Uhrzeit, Ort, Teilnehmer, Tagesordnungspunkte, Beschlüsse, Aufgaben) hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und nichts zu vergessen.

Der Schreibprozess: So erstellen Sie ein gutes Protokoll

Während der Sitzung sollten Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und präzise Notizen machen. Achten Sie dabei auf folgende Punkte:

• Erfassen Sie alle wichtigen Informationen: Notieren Sie Datum, Uhrzeit, Ort, Teilnehmer (mit Namen und Funktion) und die Tagesordnungspunkte.
• Konzentrieren Sie sich auf die Kernaussagen: Filtern Sie die wesentlichen Informationen heraus und formulieren Sie diese kurz und prägnant. Verwenden Sie Stichworte und Abkürzungen, um Zeit zu sparen.
• Dokumentieren Sie Beschlüsse und Aufgaben: Halten Sie alle gefassten Beschlüsse und zugewiesenen Aufgaben exakt fest, inklusive der Verantwortlichen und der Deadlines.
• Achten Sie auf Objektivität: Das Protokoll soll den Verlauf der Sitzung neutral und sachlich wiedergeben. Vermeiden Sie persönliche Meinungen und Wertungen.
• Ordnen Sie Ihre Notizen: Strukturieren Sie Ihre Notizen während der Sitzung, um sie später leichter in ein vollständiges Protokoll umwandeln zu können.

Nach der Sitzung sollten Sie Ihre Notizen so schnell wie möglich ausarbeiten. Je länger Sie warten, desto schwieriger wird es, sich an Details zu erinnern. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

• Ergänzen Sie Ihre Notizen: Füllen Sie Lücken und ergänzen Sie fehlende Informationen.
• Formulieren Sie klar und präzise: Verwenden Sie vollständige Sätze und eine verständliche Sprache.
• Überprüfen Sie das Protokoll sorgfältig: Achten Sie auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Stellen Sie sicher, dass alle Informationen korrekt und vollständig sind.
• Lassen Sie das Protokoll gegenlesen: Bitten Sie einen Kollegen oder einen Teilnehmer der Sitzung, das Protokoll zu überprüfen. Ein frischer Blick kann Fehler und Unklarheiten aufdecken.

Tipps und Tricks für ein professionelles Protokoll

Hier noch einige zusätzliche Tipps, die Ihnen helfen, ein professionelles Protokoll zu erstellen:

• Verwenden Sie eine einheitliche Formatierung: Ein einheitliches Layout erleichtert das Lesen und Verstehen des Protokolls.
• Fügen Sie eine Zusammenfassung hinzu: Eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse und Beschlüsse am Anfang des Protokolls kann sehr hilfreich sein.
• Versenden Sie das Protokoll zeitnah: Je schneller das Protokoll versendet wird, desto besser können die Teilnehmer sich an die Inhalte erinnern und entsprechende Maßnahmen ergreifen.
• Archivieren Sie das Protokoll sicher: Bewahren Sie das Protokoll an einem sicheren Ort auf, damit es bei Bedarf jederzeit zugänglich ist.

Ein gut geführtes Protokoll ist ein wertvolles Instrument für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und Kommunikation. Nehmen Sie sich die Zeit, ein sorgfältiges und präzises Protokoll zu erstellen, und Sie werden von den Vorteilen profitieren!