Gesendetes E Mail Zurückholen Outlook 2013

Okay, stellt euch vor: Ihr habt gerade eine E-Mail abgeschickt. Der Empfänger ist euer Boss. Der Inhalt… naja, sagen wir mal, er enthielt mehr Insider-Witze über den Chef selbst, als eigentlich für dessen Augen bestimmt waren. Panik bricht aus! Das Gefühl, wenn man realisiert, dass man etwas wirklich, wirklich Dummes getan hat, kennt wohl jeder. Aber keine Sorge, vielleicht gibt es noch Hoffnung! Wir reden hier über das Zurückholen einer gesendeten E-Mail in Outlook 2013 – die digitale Version von "Ups, hab ich das laut gesagt?".

Die gute Nachricht (und die schlechte)

Die gute Nachricht: Outlook 2013 hat tatsächlich eine Funktion, mit der man versuchte E-Mails zurückzuholen. Die schlechte Nachricht: Es ist nicht so einfach, wie einen Radiergummi zu zücken und den Fehler wegzumachen. Es gibt ein paar ziemlich wichtige "Aber’s", die wir uns ansehen müssen. Denk daran: Diese Funktion ist eher ein verzweifelter Versuch als eine garantierte Rettung.

Stell dir vor, du bist ein Zauberer. Du hast einen Zauberspruch, der manchmal funktioniert. Und manchmal… naja, verwandelt er deinen Hasen versehentlich in eine Karotte. So in etwa ist das hier.

Die Bedingungen: Ein kleines "Wenn und Aber"-Ballett

Bevor wir überhaupt anfangen, diesen digitalen Rückruf-Zauber zu wirken, müssen wir sicherstellen, dass die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Der Empfänger muss auch Outlook (oder Exchange) verwenden: Wenn dein Boss Gmail, Yahoo oder Brieftauben nutzt, hast du Pech gehabt. Outlook muss Outlook bekämpfen, sozusagen. Es ist wie ein interner Machtkampf zwischen Microsoft-Produkten.
• Die E-Mail muss noch ungelesen sein: Stell dir vor, dein Chef liest E-Mails wie ein Gepard jagt – schnell, unbarmherzig. Dann hat er die E-Mail wahrscheinlich schon gelesen und dein Rückrufversuch ist so sinnlos wie ein Regenschirm in der Sahara.
• Der Empfänger und du müssen im selben Exchange-System sein: Das bedeutet, ihr müsst in derselben Organisation arbeiten und eure E-Mails über denselben Server laufen. Wenn ihr euch in verschiedenen Galaxien befindet (naja, fast), dann funktioniert das nicht.

Klingt kompliziert? Ist es auch! Aber hey, Hoffnung stirbt zuletzt, oder? Es ist wie bei einem Krimi: Es gibt viele Verdächtige (die Bedingungen), aber nur einer ist der Täter (die erfolgreiche Rückrufaktion).

Wie man es (vielleicht) hinbekommt

Okay, jetzt kommt der spannende Teil: Wie versucht man nun, die E-Mail aus den Fängen des Chefs zu reißen? Hier die Schritt-für-Schritt-Anleitung (mit der Betonung auf "Schritt-für-Schritt" und der noch größeren Betonung auf "versucht"):

1. Gehe zu deinem Ordner "Gesendete Elemente": Ja, der Ort deiner größten Triumphe und deiner peinlichsten Fehler.
2. Öffne die E-Mail, die du zurückrufen möchtest: Wähle die "Tatort"-E-Mail aus.
3. Klicke auf "Datei": Die Schaltfläche, die oft übersehen wird, aber hier dein bester Freund ist.
4. Wähle "Informationen": Hier verstecken sich die nützlichen Funktionen.
5. Suche nach der Option "Nachricht erneut senden oder zurückrufen": Wenn du sie nicht siehst, dann ist deine Version von Outlook vielleicht anders konfiguriert oder du erfüllst die oben genannten Bedingungen nicht. Tut mir leid, Kumpel!
6. Klicke auf "Diese Nachricht zurückrufen...": Das ist der Moment der Wahrheit!
7. Wähle entweder "Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen" oder "Ungelesene Kopien löschen und durch eine neue Nachricht ersetzen": Die erste Option ist selbsterklärend. Die zweite erlaubt dir, eine Entschuldigungs-E-Mail oder eine korrigierte Version zu senden. Wähle weise!
8. Aktiviere das Kontrollkästchen "Bericht über den Rückruf für jede Empfänger benachrichtigen": Das ist wichtig, damit du weißt, ob dein Versuch erfolgreich war oder ob du dich schon mal mental auf ein unangenehmes Gespräch vorbereiten solltest.
9. Klicke auf "OK": Und halte die Daumen!

Fertig! Jetzt heißt es abwarten und hoffen. Die Wahrscheinlichkeit, dass es klappt, ist ungefähr so hoch wie ein Einhorn zu sehen, das Limbo tanzt. Aber hey, man kann ja mal träumen, oder?

Was passiert, wenn es klappt (oder eben nicht)?

Wenn der Rückruf erfolgreich ist, wird der Empfänger eine Nachricht erhalten, dass du versucht hast, die E-Mail zurückzurufen. Ob er es bemerkt hat, bevor er sie gelesen hat, ist eine andere Frage. Es ist wie bei einem Stuntman: Entweder landest du auf deinen Füßen oder du machst einen spektakulären Abflug.

Wenn der Rückruf fehlschlägt… nun, dann solltest du dich auf das Schlimmste vorbereiten. Vielleicht hilft es, ein paar diplomatische Floskeln zu üben oder dem Chef einen Blumenstrauß zu schicken. Oder einfach untertauchen und ein neues Leben als Schafhirte in Neuseeland beginnen. Nur ein Scherz! (Hoffentlich…)

Die Moral von der Geschicht’

Die Moral von der Geschicht’: Überlege dir immer zweimal, bevor du auf "Senden" klickst. Und wenn du es doch mal versemmelt hast, dann versuch es mit dem Rückruf-Zauber. Aber erwarte keine Wunder. Und vielleicht, nur vielleicht, lernst du etwas daraus. Denn am Ende des Tages sind wir alle nur Menschen, die manchmal dumme E-Mails verschicken.

In diesem Sinne: Viel Glück und möge der E-Mail-Gott mit euch sein!